Про це знає не кожен: як правильно зберігати документи

За життя в людини збирається велика кількість важливих і не дуже документів. Свідоцтво про народження, освіту та шлюб, РНОКПП, договори, квитанції, чеки можуть валятися в якійсь тумбочці в купі протягом декількох років. У цьому немає нічого поганого, але при необхідності, приходиться перевертати все, аби знайти те, що потрібно.

Розповідаємо про те, як краще впорядкувати документи та як їх зберігати вдома.

Терміни зберігання документів

Перед тим як почати сортувати ваші документи, забезпечте собі достатньо вільного простору та скиньте всі папери докупи. Таким чином усі "паперові нажитки" будуть перед вами на видноті.

Почати організацію ваших документів варто з перегляду їхнього терміну придатності. Так, ви відразу можете позбутися тих паперів, які вам вже точно не знадобляться.

Документи, які потрібно зберігати завжди:

• документи особистої ідентифікації (паспорт, посвідчення і т. д.);
• документи, які видані органами РАЦС (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть членів сім'ї) та інші сімейні документи;
• дипломи, сертифікати, свідоцтва та атестати;
• медичні документи про обстеження, виписки з лікарні;
• нотаріально завірені папери, документи про пенсії;
• документи на нерухомість.

Зберігати, принаймні, до виходу на пенсію потрібно:

• всі документи, що стосуються роботи до моменту виходу на пенсію, документи про призначення пенсії (трудовий договір, трудова книжка, документи соціального страхування).

Зберігати весь період терміну дії:

• страхові документи, що стосуються всіх укладених страхових договорів;
• фінансові та страхові документи (наприклад, страхування життя);
• контракти, чеки, квитанції щодо купівлі нерухомості або автомобіля;
• гарантійні талони.

До 7 років варто зберігати:

• податкові рішення, податкову документацію;
• виписки з банківського рахунку або підтвердження перерахування переказів.

Зберігати протягом місяця можна:

• інструкції до технічного обладнання;
• чеки із звичайних магазинів, якщо є можливість повернути товар.

Класифікація документів

Після того як позбулися непотрібних паперів, можна почати їх сортувати. Упорядкувати документи вдома можна за такими категоріями:

1. Особисті, сімейні – ті, які визначають вашу особу, особу ваших домашніх (паспорт, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, резюме тощо).
2. Квитанції – оплата за комунальні послуги, кредити, чеки.
3. Медицина – декларації, виписки лікарів, рецепти.
4. Освіта – контракт на навчання, дипломи, оплата школи, дитсадка.
5. Нотаріальні папери – купівля-продаж нерухомості, авто та інших великих покупок.
6. Гарантії – гарантійні талони, інструкції з користування технікою тощо.

Рекомендуємо особисті документи кожного члена родини зберігати в окремих файлах.

Правила зберігання документів

Щоб папери не втратили свій вигляд, необхідно дотримуватись певних вимог:

• зберігати документацію в міру сухому приміщенні (вологість не більше 50–55%);
• бажано забезпечити стабільну температуру не більше 18–25°С.

Таким чином, не можна залишати архів на горищі, де підвищена пожежна небезпека, у підвалі, оскільки там часто зашкалює вологість, та в інших подібних приміщеннях. Недбале ставлення призводить до передчасного псування, що загрожує серйозними неприємностями.

Як правильно організовувати документи

Існує декілька універсальних порад, як зробити простір для зберігання документів зручнішим:

• усе, що можливо, слід перенести в електронний вигляд, це значно скоротить місце, виділене під необхідне;
• документи, які не потрібно витягувати часто, наприклад, хоча б раз на рік, можна відкласти в далекі кути. Так важливі носії будуть завжди під рукою;
• інструменти та ємності для складання документів бажано обирати різного розміру. Наприклад, для маленьких чеків та квитанцій навряд чи потрібен органайзер формату А4;
• для кожної категорії паперів не завадить створити окрему папку. Це значно спростить пошук, особливо якщо вказати на ній відповідну інформацію.

Як безпечно зберігати гроші вдома

Більшість українців не довіряють свої заощадження банкам і тому обирають зберігати свої накопичення вдома. На початку повномасштабної війни кількість квартирних крадіжок різко спала, але вже зараз крадії починають потроху активізуватись. Якщо ви вирішили зберігати гроші вдома, вам варто добре подумати про місця, де будете їх ховати.

Як схованка для матеріальних цінностей не підходять місця, які відразу спадають на думку. При виборі, де в квартирі ховати гроші, варто відразу відмовитися від:

• зливного бачка в туалеті;
• банок з крупами та іншими сипучими продуктами;
• морозильної камери;
• книг і компакт-дисків;
• ділянки за вентиляційною сіткою.

Також в першу чергу зломщики оглядають шафи і комоди, заглядають під матраци і килими, перевіряють на стінах картини і фотографії.

Про те, де найкраще ховати гроші від грабіжників, читайте в нашому матеріалі.

Раніше сайт Pro Гроші писав, чи потрібно змінювати документи при перейменуванні назви вулиці. Також ми розповідали, як під час війни можна відновити документи про освіту.