Об этом знает не каждый: как правильно хранить документы

В течение жизни у человека собирается большое количество важных и не очень документов. Свидетельство о рождении, образовании и браке, РНОКПП, договоры, квитанции, чеки могут годами валяться в какой-то тумбочке. В этом нет ничего плохого, но при необходимости приходится переворачивать все, чтобы найти то, что нужно.

Рассказываем о том, как лучше привести в порядок документы и как их хранить дома.

Сроки хранения документов

Перед тем как начать сортировать ваши документы, обеспечьте себе достаточно свободного пространства и сбросьте все бумаги вместе. Таким образом все "бумажные нажитки" будут перед вами на виду.

Начать организацию ваших документов следует с просмотра их срока годности. Да, вы сразу можете избавиться от тех бумаг, которые вам уж точно не понадобятся.

Документы, которые нужно хранить всегда:

• документы личной идентификации (паспорт, удостоверение и т.д.);
• документы, выданные органами ЗАГС (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о смерти членов семьи) и другие семейные документы;
• дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты;
• медицинские документы об обследовании, выписках из больницы;
• нотариально заверенные бумаги, документы о пенсиях;
• документы на недвижимость.

Хранить, по крайней мере, до выхода на пенсию нужно:

• все документы, касающиеся работы к моменту ухода на пенсию, документы о назначении пенсии (трудовой договор, трудовая книжка, документы социального страхования).

Хранить весь период срока действия:

• страховые документы, касающиеся всех заключенных страховых договоров;
• финансовые и страховые документы (например, страхование жизни);
• контракты, чеки, квитанции по покупке недвижимости или автомобиля;
• гарантийные талоны.

До 7 лет следует хранить:

• налоговые решения; налоговую документацию;
• выписки с банковского счета или подтверждение перечисления переводов.

Хранить в течение месяца можно:

• инструкции к техническому оборудованию;
• чеки из обычных магазинов, если есть возможность вернуть товар.

Классификация документов

После того как избавились от ненужных бумаг, можно начать их сортировать. Упорядочить документы на дому можно по следующим категориям:

1. Личные, семейные – те, которые определяют вашу особу, личности ваших родных (паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, резюме и т. д.).
2. Квитанции – оплата за коммунальные сервисы, кредиты, чеки.
3. Медицина – декларации, выписки врачей, рецепты.
4. Образование – контракт на обучение, дипломы, оплата школы, детсад.
5. Нотариальные бумаги – купля-продажа недвижимости, авто и других крупных покупок.
6. Гарантии – гарантийные талоны, инструкции по пользованию техникой.

Рекомендуем хранить личные документы каждого члена семьи в отдельных файлах.

Правила хранения документов

Чтобы бумаги не потеряли свой вид, необходимо соблюдать определенные требования:

• хранить документацию в меру сухом помещении (влажность не более 50–55%);
• желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.

Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышена пожарная опасность, в подвале, поскольку там чаще всего зашкаливает влажность и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

Как правильно организовывать документы

Существует несколько универсальных советов, как сделать пространство для хранения документов более удобным:

• все, что возможно, следует перенести на электронный учет, это значительно сократит место, выделенное под необходимое;
• документы, которые не нужно извлекать часто, например, хотя бы раз в год, можно отставить в дальние углы. Так важные носители будут всегда под рукой;
• инструменты и емкости для сборки документов желательно выбирать разного размера. К примеру, для маленьких чеков и квитанций вряд ли нужен органайзер формата А4;
• для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.

Как безопасно хранить деньги дома

Большинство украинцев не доверяют свои сбережения банкам и поэтому выбирают хранить свои накопления дома. В начале полномасштабной войны количество квартирных краж резко спало, но уже сейчас воры начинают понемногу активизироваться. Если вы решили хранить деньги дома, вам следует хорошо подумать о местах, где будете их прятать.

Как тайник для материальных ценностей не подходят места, которые сразу приходят в голову. При выборе, где в квартире прятать деньги, стоит сразу отказаться от:

• сливного бачка в туалете;
• банок с крупами и другими сыпучими продуктами;
• морозильной камеры;
• книг и компакт-дисков;
• участков за вентиляционной сеткой.

Также в первую очередь взломщики осматривают шкафы и комоды, заглядывают под матрасы и ковры, проверяют на стенах картины и фотографии.

О том, где лучше всего прятать деньги от грабителей, читайте в нашем материале.

Ранее сайт Pro Гроші писал, нужно ли изменять документы при переименовании названия улицы. Также мы рассказывали, как во время войны можно восстановить документы об образовании.